דף הבית  >  מרכז ידע  >  ניהול עסק משפחתי > מה עושים ...

עסק משפחתי -  מה עושים כאשר חלוקת העומס איננה שווה

כשהיינו ילדים בנינו מגדלים לתפארת. מגדלים מקוביות של לגו, מאבנים בגדלים שונים, מקוביות קטנות וגדולות ומכל מה שמצאנו.

 

זה כיף לבנות מגדל כי הוא מתחיל בקטן, בנמוך, ולאט לאט גדל וצומח עד שהוא נהיה מי שהוא. גדול.

 

אני זוכרת שתמיד הקפדתי על חוק מאוד חשוב כשבניתי מגדלים, זהו חוק היציבות, הבסיס חייב להיות יציב, ולא רעוע. ולא רק זה, ידעתי שגם אם הבסיס יציב יש גבול לכמה קוביות שאני יכולה להעמיס על המגדל, כי בסוף, בגלל קוביה אחת קטנה שהוספתי המגדל קרס. וחבל.

איך כל זה קשור למשימות שאנחנו לוקחים

 

אנחנו קצת דומים למגדל הזה שבנינו כשהיינו ילדים.

 

הבסיס היציב שלנו כיום מאפשר לנו לקחת על עצמנו מטלות, משימות, ואחריות. להינות מהיופי של העוצמה והגובה של יצירות חיינו אבל לפעמים העמסת יתר של אחריות או לקיחת משימות מרובות לביצוע עלולים לנדנד את המגדל ואף לשבור אותו.

מה הנמשל של הבסיס היציב?

 

הבסיס היציב שלנו בעסק הם הידע והניסיון שצברנו עם השנים, תכונות האופי שלנו וגם הערכים עליהם גדלנו.

 

אבל לא רק.

 

גם הרצון והשאיפה שלנו להתקדם בחיים מהווים בסיס יציב למי שאנחנו עכשיו ולמי שאנחנו רוצים להיות בעתיד. כשהבסיס יציב אנחנו מתחילים לקחת על עצמנו אחריות בהתאם לתפקיד.

כשאנו עובדים בעסק שאינו משפחתי נשאף לקחת תפקיד בעל משימות אשר יאפשרו לנו לבצע את המשימה בצורה הטובה כך שנוכל גם לאזן בין המשפחה לבין הבית בצורה מיטבית. הגדרות התפקיד בעת הכניסה לתפקיד מאפשרים לשמור הן על העומס והן על כך שלא יטילו עלינו משימות מעבר לגבול סביר של הסכמה.

האם נמצא התנהלות דומה גם בעסקים משפחתיים?

 

לא בדיוק.

 

אנחנו מוצאים התנהלות מעט שונה בעסקים אלו.

 

שילוב המשפחה בתוך העסק תוך רצון חזק לשמור על שניהם גורם לחלק מהמעורבים בעסק המשפחתי לקחת לעיתים משימות מעבר ליכולת שמאפשרת התנהלות טובה (משימות כמו: גבייה מלקוחות, שיחה עם עובדים, טיפול בלקוחות, ספקים, יצירת קשר לשיתוף פעולה, שיחה עם העירייה...).

 

מדובר בדרך כלל באנשים עם חוש אחריות מפותח שחרדים לעסק ולמשפחה. החרדה היא להתדרדרות העסק ולחוסר יציבותו אם משימות אלו וגם אחרות לא תתבצענה. מה שמביא בסופו של דבר לכך שהם לוקחים על עצמם את ביצועי המשימות.

האנשים הללו לוקחים על עצמם בדרך כלל משימות רבות ומשמשים מעין "כולבוניק" לעסק, הם בעצם סותמים בהרבה מקומות "פרצות" של חוסר מענה. הם מג'נגלים בין ריבוי המשימות ונותרים לעיתים ללא אוויר לנשימה, דבר שלעיתים פוגע להם גם בחיים האישים.

מהי המשמעות של התראות אלו לעסק המשפחתי?

חוסר יעילות אופטימלית בעסק

התראות אלו מוכיחות שיש מי שמזהה שהתהליכים לא סגורים בעסק, שמשימות לא מבוצעות ואין בקרה על כך. המשמעות היא שהמערכת לא מסונכרנת ולכן היעילות שלה לא אופטימלית.

 

שחיקה

בסופו של דבר מי שמתריע ומרגיש אחריות יתר נשחק בעסק, יגיע שלב בו לא יוכל לשאת עוד את המשא על גבו. ה"צעקה" יכולה לבוא בדמות רצון להכניס יועץ לעסק, רצון לעזוב את העסק, או ויכוחים אינסופיים עם אנשים לשאלה "למה לא עשית ....".

חוסר מיצוי הפוטנציאל

המצב הנל מתאר מצב של כיבוי שריפות. במקום למצות את הפוטנציאל בעסק ולבדוק היכן אפשר להתקדם, יש מי שעסוק כל הזמן בדאגה שכל הנושאים סגורים. כשאתה עסוק רוב הזמן בכיבוי שריפות אתה בהכרח לא עסוק בהתפתחות וצמיחה, שלך ושל העסק.

מה בכל זאת צריך לעשות

כאשר אחד מבני המשפחה לוקח על עצמו אחריות יתר מפחד שמא העסק יקרוס זה אומר שמשהו בתפעול העסק צריך בדיקה מחדש. באילו צמתים או נקודות בעסק כיצד ורצוי לבדוק:

ניהול תהליכים

האם תהליכי העבודה בעסק אכן ברורים וסגורים כך שיש מערכת בקרה לכל תהליך שמתבצע בעסק. האם תהליכי העבודה ברורים לכולם מתחילתם ועד סופם. האם קיימים נוהלי עבודה שמסבירים תהליכים אלו במידה של חוסר ידע או ניסיום.

 

חלוקת תפקידים

האם קיימת הגדרה ברורה של התפקידים בעסק והאם מתקיימת חלוקת תפקידים טובה ונכונה בעסק. מה הכוונה? ראשית, האם כל המשימות מחולקות בצורה כזו שאין משימה שנופלת בין הכסאות. שנית, האם קיים שיוויון של עומסים בתפקידים כך שלא יקרה מצב שאחד מקבל מעט משימות למרות שיש ביכולתו לשאת יותר מכך ואילו האחר עמוס במשימות כך שהתפקוד שלו נפגע בסופו של דבר.

ניהול ישיבות

האם מתנהלים ישיבות סדירות. ניהול ישיבות הוא קריטי לניהול עסק משפחתי ועדיף שיתנהל לפחות פעם בשבוע. ניהול הישיבה מאפשר מעקב אחר משימות וביצוען.

 

איש מקצוע חיצוני

לפעמים כעסק משפחתי קשה לנו לראות מבפנים מה לא עובד כמו שצריך, מה צריך לתקן, ועוד יותר קשה לנו להעיר או לבקר מי שהוא מהמשפחה שלנו. לעיתים דווקא איש חיצוני אוביקטיבי יכול לבצע משימה לא פשוטה זו.

 

בהצלחה!

בנוסף אולי תרצו לקרוא:

מדריך ניהול עסק משפחתי במתנה!

כתבתי עבורכם את המדריך כללי זהב לניהול עסק משפחתי מצליח.

במדריך תמצאו המלצות מועילות וישימות, כללי זהבשייסייעו לכם לקדם את העסק המשפחתי שלכם צעד אחד קדימה. 

  • כלים פרקטיים היחודיים רק לעסקים משפחתיים.

  • כלים המשלבים בין המשפחה לעסק בצורה מיטבית.

  • אילו מכשולים עלולים להופיע כאשר דור ההמשך נכנס לעסק, ומה אפשר לעשות כדי להתגבר על כך.

  • ועוד המלצות רלוונטיות.

הצטרפו לניוזלטר והתעדכנו בכל מה שקורה בעולם העסקים המשפחתיים

ד"ר חדוה יוסף

  ייעוץ לעסקים משפחתיים

054-9039990

  • Flipboard
  • LinkedIn - Black Circle
  • Facebook - Black Circle
  • Google+ - Black Circle
  • YouTube - Black Circle
  • Pinterest - Black Circle

 

    2010-2019 - Hedva Yosef