Studying Outside

כיצד לבנות תוכנית העברת ידע בעסק

אחת ממשימות בעל העסק, בעת עזיבת עובד משמעותי בעסק, היא העברת הידע שבידיו לאחד מהעובדים בעסק. עובד זה מחזיק בידע שצבר עם הזמן, מידע רב ערך, ואם זה יישאר אצלו ולא יועבר הלאה, יורגשו ההשלכות בעסק. עבור רבים, עזיבתו של עובד משמעותי גורמת לקיומם של פגישות דחופות רבות כדי ל"תפוס" כמה שיותר מידע לפני שזה הולך.

 

עסקים רבים מתקשים למסד תהליכי העברת ידע עבור עובדים שעוזבים. אך מעבר למצבי שמירת ידע בעת עזיבת עובדים, ישנן סיבות רבות לפיתוח אסטרטגיית העברת ידע בעסק. תהליך שיתוף ידע עשוי להשפיע על העובדים העוברים לתפקיד חדש בתוך העסק או על כניסתם של עובדים חדשים בצורה קלה ופשוטה יותר. תוכנית העברת ידע מעניקה בסיס חזק לפיתוח חברי הצוות וייעול שינויים של כוח האדם. החדשות הטובות הן שזה לא צריך להיות מסובך: אסטרטגיה ברורה, צעד אחר צעד, זה כל מה שצריך כדי לאסוף ידע ולהעביר אותו למי שזקוק לו.

 

מהי העברת ידע

העברת ידע היא אסטרטגיה שיטתית לשמירת ידע קריטי מאנשי המפתח לצורך שמירתו ושיתופו בעסק באופן יעיל ומרבי. יעילות מקסימאלית זו מאפשרת:

  • תמיכה בעובד כאשר זה מקבל תפקיד חדש בעסק

  • קיצור זמני לימוד של עובדים חדשים

  • הבטחה כי הידע שמור ומשותף עם חברי הצוות העתידיים

 

על מנת להשיג תוצאות אלה נגדיר יעדים ברורים לתוכנית העברת הידע מלכתחילה. יעדים אלה יסייעו בהנחיית התהליך וימנעו כפילות ותסכול העלולים להכשיל את התוכנית. להלן מספר שאלות שיש לקחת בחשבון בעת ​​הגדרת יעדים להעברת ידע:

  • באילו תחומים העסק חשוף לאובדן ידע חשוב ביותר?

  • מיהם אנשי המפתח המחזיקים בידע זה?

  • על כמה ידע צריך להגן?

  • איזה מידע הוא קריטי ומה ניתן ללמוד בדרכים אחרות?

  • כיצד נגן על הידע הקריטי כך שיועבר לאנשים הנכונים?

כדי לשמור על הידע מומלץ לפתח תוכנית פעולה המבוססת על היעדים שזוהו לעיל. מדובר ביצירת תוכנית יזומה לשיתוף ידע כדי לבנות מרכז ידע שיתופי, פתוח ומושכל יותר. קל להבין מדוע תחקיר כבר אינו מספיק כהעברת ידע יעילה ובמקומו עדיפות לאסטרטגיה תכליתית ומתמשכת עם תוצאות מדידות.

 

בנוסף, קיימת סוגיה חשובה בתחום זה והיא סוגי הידע. לעתים קרובות נשמע על שני סוגים של ידע: ידע שבשתיקה וידע מפורש. שני סוגי הידע כרוכים בתוכנית ורלוונטים לקיומה.

ידע שבשתיקה לעומת ידע מפורש

ידע מפורש הוא ידע המשותף ומועבר בקלות באמצעות כתיבה או דיבור. זהו מידע שניתן לאסוף בקלות על ידי שיחה עם מישהו, מקריאת ספרות מקצועית או מחיפוש באינטרנט. ידע שבשתיקה הוא ידע שלא מועבר באמצעות כתיבה או באופן מילולי אלא נאסף באמצעות חוויות, תצפיות ותובנות של העובד ונדרשת פעילויות משותפת כדי להעביר ידע זה. בעוד ששני סוגי הידע ממלאים תפקיד בהעברת הידע, הסוג החשוב ביותר (והקשה!) לתפוס הוא ידע שבשתיקה, מכיוון שדורש מאמץ ואינטראקציה בין העובדים. אתן דוגמא, הפעלת מכונה הוא ידע מפורש. ישנם ספרי הדרכה, אנשי מקצוע או הספק עצמו אשר יכול לסייע בהפעלת המכונה. לעומת זאת, מיהם האנשים החשובים אצל הלקוח / הספק / בבנק הוא ידע בשתיקה, ידע שלא כתוב אלא מועבר בעל פה על סמך חוויות והתרשמויות של העובד. לאור זאת, כיצד נבנה את התוכנית?

נקודות עיקריות בתוכנית העברת הידע

קיימות 4 נקודות עיקריות בתוכנית העברת הידע בעסק והן:

  • זיהוי הגורם שממנו נאסוף את הידע המשמעותי, החסר.

  • השגת הידע בצורה שניתן לשמור אותו

  • ביצוע ההעברה

  • מדידה והערכת הידע שהועבר

 

1. זיהוי הגורם שממנו ניתן לאסוף את הידע

זהו השלב הראשון בתהליך, וללא ספק החשוב ביותר. כאן נצטרך לקבוע ממי נאסף הידע ואיזה מידע יש לאסוף ממנו. נתחיל זאת על ידי השאלות הבאות:

מיהם האנשים "בעלי הידע" בעסק?

מה רק הם יודעים לעשות ואחרים לא?

אם אנשים אלה יעזבו היום, האם ישנו אדם נוסף אשר יודע לעשות את מה שהם עושים?

אילו משימות נערמות כאשר הם אינם כי רק הם יודעות לעשות זאת?

לאחר מענה על שאלות אלה, מענה הכולל רישום שמות ומהות הידע ניתן לעבור לשלב השני.

 

2. השג את הידע הדרוש

השגת הידע מתחילה ביכולת לדעת כיצד אפשר לשמור אותו, אם על ידי בניית מטריצה ​​או גיליון אלקטרוני. אם גיליונות אלקטרוניים אינם נוחים אזי ישנם שפע של אפליקציות שתומכות באיסוף ושיתוף כמויות גדולות של מידע . לאחר שאספתם ואחסנתם את כל המידע, הגיע הזמן לבחור את שיטת המסירה היעילה ביותר עבור העסק.

 

3. לבצע ולשתף את תוכנית העברת הידע

שלב זה הוא שיתוף המידע הנכון עם האנשים הנכונים. ישנן מספר שיטות להעברת ידע אשר נתפסות באופן די אוניברסלי כשיטות עבודה מומלצות, המשמשות לעתים קרובות בשילוב זו עם זו. להלן מספר דרכים יעילות להעברת ידע בעסק שלך:

חונכותחונכות לטווח קצר או ארוך היא דרך יעילה להפצת מידע בין שני אנשים. חונכות יעילה במיוחד בהעברת ידע שבשתיקה מהאדם שאת הידע שלו אתה אוסף מול האדם שצריך ללמוד אותו.

 

חוויה מודרכת - שימוש בחוויה מודרכת היא כאשר יש אלמנט מעשי הנדרש לתפקודים ופעילויות מסוימות בעבודה. האדם בעל ידע ממקור ראשון פועל לשיתוף והצגה בפני האדם הלומד את הפונקציה. לדוגמא, הדרכה בפועל על שימוש במכונה / בתוכנה / באפליקציה וכו.

 

עבודת תצפית - בדומה לחונכות, תצפית בעבודה מבקשת מהאדם שרוכש את הידע לתצפת על האדם שיש לו את הידע. זוהי שיטה שמלמדת להתנסות בפונקציות ופעילויות התפקיד באמצעות התבוננות.

 

עבודה זוגית - עבודה זו מחברת שני עובדים ששניהם לומדים פונקציה או פעילות חדשה. זה מאפשר להם לעבוד ביחד, להעלות רעיונות משותפים ולתרגל למידה משותפת.

 

לימוד אלקטרוני והדרכה באמצעות ספרות מקצועית - העברת ידע לקבוצה גדולה יותר של אנשים יכולה להיעשות באמצעות קורס אלקטרוני או על ידי כתיבת מדריך אלקטרוני. הקורס מסיר חסמי תקשורת מסורתיים ויוצר משאבים לפי דרישה עבור עובדים לגישה ברגעי הצורך שלהם. לאורך זמן, קורסים ללימוד אלקטרוני יבנו כבנק ידע המכיל תהליכים ומידע מרכזיים.

 

4. למדוד ולהעריך

כיצד נראית תוכנית העברת ידע מוצלחת? מכיוון שהיעדים של כל עסק הם ייחודיים, אין אמת מידה אוניברסלית שמעידה על הצלחה. הצלחה בעיני נחשבת באם בעל העסק מודע למידע שקיים בקרב עובדיו אך יודע שהמידע לא נמצא רק ברשותו של עובד אחד בלבד אלא בידיהם של יותר מכך.

 

בין אם אתם מחפשים לבנות מאגר ידע עדכני ובין אם לקצר את זמן התאמת העובד לאחר הגיוס, אסטרטגיה יציבה להעברת ידע היא סוד ההצלחה שלכם. זה דורש זמן והכנה בכדי להשיג את זה נכון, אך האסטרטגיה המתקבלת תעניק לכל אחד בעסק שלך גישה לשפע של ידע לאורך שנים.

בנוסף אולי תרצו לקרוא:

הצטרפו לניוזלטר והתעדכנו בכל מה שקורה בעולם העסקים המשפחתיים