Photo by rawpixel on Unsplash

דף הבית  >  מרכז ידע  >  ניהול עסק משפחתי > איך תגדיר את תפקידך

כיצד תגדיר את תפקידתך בעסק משפחתי מבלי ללכת לאיבוד?

באחד הכנסים הראשונים שלי בתחום של עסקים משפחתיים, פגשתי מישהו שעובד עם אבא שלו בעסק המשפחתי שהוקם לפני 30 שנים. עוד הייתי די חדשה בתחום ולא ממש הכרתי את כל אותם אתגרים שאיתם מתמודדים עסקים משפחתיים, ולכן שאלתי אותו, די בתמימות, מה תפקידו בעסק. הוא לא ענה לי אלא הושיט את כרטיס הביקור שלו. בכרטיס צויין שמו, שם העסק, אבל תפקיד? נייט!

אז שאלתי שוב, והוא ענה בפשטות: "הכל. האמת, סוג של כולבויניק, אבל ככה אבא שלי רוצה....".

אח"כ למדתי להכיר את העסקים יותר מקרוב ולהבין שהוא לא היה חריג. "מה תפקידך בעסק?" היא שאלה שעבור חלק מבני המשפחה שעובדים בעסק תישאר כנראה ללא מענה מוגדר.

 

למה זה קורה?

אם נשאל כל אחד מאלו שעובדים בעסק המשפחתי ונשאל "מה הוביל לחוסר הגדרת התפקיד?" כי הרי זה ברור ומובן מאליו למי שלא עובד בעסק משפחתי, שהגדרת תפקיד זה פשוט חובה, נשמע מגוון סיפורים שונים. אם אקבץ ואזקק את כולם לידי סיכום אני אמצא שישנן שלוש סיבות שכיחות שמאפיינות את כולם:

1. נכנסו לעסק "רק כדי לסייע" בקידום שלו ולא כדי לבצע תפקיד ספציפי אבל בסופו של דבר נשארו יותר זמן מהרגיל. כש"גילו" שנשארו כבר זמן רב לא רצו בשלב זה להתחיל להגדיר דברים, פשוט נשארו באותו המצב.

2. רוצים מאוד לסייע בעסק כי זה עבור המשפחה ולכן רוצים לעשות "גם את זה וגם את זה וגם את זה....". הגדרה במקרה זה תפריע להם לעשות הרבה דברים בבת אחת.

3. העסק לא גדול מכדי שתהיה הגדרה ברורה ולכן מוותרים מראש על גבולות ברורים לתפקיד.

אז אולי נשאיר את המצב כך?

אפשר להשאיר את המצב כך, כפי שהוא, אבל ​הבעיה היא, שלאורך זמן "מצב לא מוגדר" לא תורם לעסק ולא למשפחה. בשלב כלשהו תתעוררנה שאלות פנימיות כמו:

מה איתי? 

האם אני הולך לאיבוד בעסק הזה? 

איך אני מתקדם בתוך העסק?

איך אני, בכל זאת, יכול לדאוג לעצמי למרות שרוב הזמן אני עוסק בכיבוי שריפות ולא בקידום העסק?

חלק מההתקדמות המקצועית שלנו וההרגשה שאנחנו מממשים את הפוטנציאל שלנו היא דרך הפן המקצועי, כיצד? בכך שאנחנו מוכיחים לעצמנו שאנו מסוגלים לבצע את היעדים והמטרות שהוגדרו לנו. בכך שאנו מציבים לעצמנו מטרות ויעדים שאולי הן מעל יכולותינו, אבל עצם מימושן מאפשר לנו להגדיר את עצמנו מחדש, מאפשר לנו להבין שהתקדמנו והתפתחנו. כעת, כשאלה לא מוגדרים, קיימת תחושה של בזבוז זמן ובעיקר תחושה לא נעימה של החמצה.

גם מבחינת העסק זה לא מצב בריא, כי זה מתכון מופלא לכך שנושאים חשובים בעסק נופלים בין הכסאות כיוון שכל אחד חשב "שהוא יעשה את זה".

 

איך אפשר בכל זאת להגדיר את התפקיד שלך בעסק מבלי ללכת לאיבוד?

אני אפתח ואומר שכמו גם בעסק אחר, ההמלצה היא בהגדרת התפקיד עוד בתחילת הדרך, לפני שנכנסים לעסק המשפחתי, כדי למנוע חילוקי דעות, אי יעילות, ובעיקר הרבה תסכול. ובכל זאת קרה והדברים לא הוגדרו מראש (מסיבות טובות בלבד) אז הייתי עוברת לשלב הבא.

המדריך להגדרת תפקידך בעסק

ראשית, נברר מהם צרכי העסק מבחינת תפקידים.

מה העסק צריך עכשיו כדי לתפקד באופן יעיל וטוב: איש מכירות / קניין / כלכלן / עובד יצור / עובד אדמיניסטרציה וכו. בירור הצרכים נועד לבדוק האם ישנה משרה שהעסק צריך כרגע לאייש כדי להתקדם והאם היא יכולה להיות תפורה למידותיו של בן המשפחה. לעיתים נמצא שהוא לא מסוגל או הפוך, מוכשר מדי.

 

דרך נוספת להסתכל על הסוגיה היא לבדוק האם מרבית הפעולות שעושה בן המשפחה אפשר לסווג תחת כותרת ותחום מסוים (כמו: איש רכש / איש מכירות / כלכלן / איש כספים) ואילו פעולות שהוא מבצע כעת ואינן קשורות לתפקיד אפשר להעביר למישהו מתאים אחר בעסק.

לדוגמא, "אני גם כלכלן וגם איש רכש, אחראי על המזכירה וגם על הנהגים". יותר מדי תפקידים שלא בהכרח קשורים אחד לשני ולכן יוצרים עומס מיותר. אפשר יהיה לבדוק האם ניתן לרכז את כל סמכויות המתאימות תחת הגדרת "כלכלן" בלבד או "כלכלן ואיש רכש" בלבד, והתפקידים האחרים יועברו תחת אחריותם של מתאימים יותר בעסק.

מה קורה אם אין מתאימים יותר בעסק?

בדרך נמצא בעסקים קטנים שאחד עושה הרבה תפקידים שלא בהכרח קשורים אחד לשני ולכן הגדרתו לא ברורה. מצד שני, מספר העובדים נמוך בעסק ואין למי להעביר את "עודפי התפקיד". 

 

ראשית, לפעמים שווה לבדוק האם ריבוי התפקידים לא יוצר עומס וחוסר יעילות מיותר ואולי שווה לבחון אפשרות לקנות את השירותים הללו ממישהו חיצוני. לא עובד קבוע אלא מישהו שנותן את השירותים הללו תמורת תשלום.

לעיתים העסק נמצא בתקופת צמיחה וריבוי ההגדרות מאפיין מצב זמני עד אשר יקלטו עובדים לעסק ואפשר יהיה לרווח את התפקיד. במקרה זה צריך פשוט לאבחן שזה אכן המצב, ושהוא אכן זמני.

המלצה אחרונה

גם אם זו המשפחה שלכם וזהו העסק המשפחתי, כדאי לסיים את תהליך ההגדרה עם הגדרה כתובה. למה? כי רק כשמעבירים רעיונות למילים מבינים תהליכים בצורה טובה יותר. כל עוד הרעיונות וההחלטות הן בראש בלבד זה לא יעבוד טוב, תמיד ישארו סוגיות לא ברורות. הגדרה כתובה תסביר ותפרט בצורה ברורה: תחומי אחריות, סמכות ואופי קשרי העבודה עם עובדים אחרים בעסק.

 

לסיכום, חלוקת תפקידים ברורה בעסק משפחתי תורמת לרווחת המשפחה, העובדים ולהקטנת קונפליקטים ואי הבנות מיותרות. בהצלחה.

 

בנוסף אולי תרצו לקרוא:

הצטרפו לניוזלטר והתעדכנו בכל מה שקורה בעולם העסקים המשפחתיים

ד"ר חדוה יוסף

  ייעוץ לעסקים משפחתיים

054-9039990

  • Flipboard
  • LinkedIn - Black Circle
  • Facebook - Black Circle
  • Google+ - Black Circle
  • YouTube - Black Circle
  • Pinterest - Black Circle

 

    2010-2019 - Hedva Yosef