דף הבית  >  מרכז ידע >  ניהול עסק משפחתי  > כיצד ננהל

כיצד ננהל ישיבה אפקטיבית בעסק המשפחתי?

אחד הדברים שהפתיעו אותי מאוד כאשר התחלתי לעבוד עם עסקים משפחתיים היא הידיעה שישנם עסקים בהם כמעט ולא מתקיימות ישיבות, לא במסגרת עסקית ולא משפחתית. אם מתקיימות ישיבות הרי שברובן הן לא אפקטיביות. חוסר האפקטיביות היא בעצם "שם קוד" לכך שלא מטפלים בדברים הבוערים בעסק, הישיבה אכן מתקיימת, הארוע מסומן ב V ואפשר להמשיך.

מהן הסיבות לאי קיומן של ישיבות בעסק?

לפני שאסביר למה הכרחי לקיים ישיבות בעסק המשפחתי ובמה הן תורמות לעסק, אסביר תחילה למה לדעתי ישנם עסקים שלא מקפידים על קיומן:

1. כי הם חושבים שמשפחה לא צריכה לקיים ישיבות

כללי התנהגות של משפחה נורמטיבית היא לא בקיומן של ישיבות משפחתיות אלא בקיומן של שיחות אישיות וקבלת החלטות בהן, יותר אינטימיות ופחות רשמיות. עסק מתנהג אחרת. עסק, כדי שיתנהל בצורה טובה, זקוק לקיומן של ישיבות מסודרות לצורך הזרמת מידע ותיאום בין דברים. כאשר מכילים את כללי המשחק של משפחה על העסק, מונעים את קיומו של כלי חשוב ביותר למניעת קונפליקטים וחוסר הבנה.

2. כי יתכן שבישיבה יועלו סוגיות רגשיות לא פשוטות

כאשר נכנס הדור השני לעסק המשפחתי גדלים הסיכויים למורכבות ביחסים המשפחתיים, כמו: חוסר הסכמות האחד עם השני, ויכוחים, האשמות, קנאה, חוסר שביעות רצון מתפקוד בעסק או קבלת תוצאות פחות מהמצופה, בקיצור – הכל מהכל. התכנסות לישיבה משותפת יכולה להעלות סוגיות רגישות אלו לדיון ולגרום לאי נחת או כעס. יש משפחות שמעדיפות שלא לגעת בנקודות האלו. כל עוד זה עובד אפשר להמשיך בלי לטפל. הפחד העיקרי הוא ש"אם נתחיל לדבר ונציף את הדברים זה עלול לפרק את המשפחה או לפגוע במרקם היחסים".

3. כי לא מיישמים החלטות עבר שהתקבלו

קבלת החלטות בעסק הם על בסיס יומיומי, כמו גם בחיים הפרטיים שלנו. אבל ישנן החלטות שדורשות יותר מידע ותשומת לב, יותר אומץ ומקצועיות.

 

נניח והתקבלה החלטה חשובה בעסק, לדוגמא: להחליף ספק הובלות ללקוחות החברה. ההחלטה שהספק הקיים כבר לא טוב לעסק וכדאי להחליפו הוא רק השלב הראשון בתהליך, השלב השני הוא יישום ההחלטה, מה שאומר: לחפש אלטרנטיבות קיימות בשוק, לבקש המלצות, לבדוק מחירים, לשהוות בין מה שקיים, הרבה מאוד עבודה סיזיפית שלא בהכרח מהנה. הישום בפועל נתקל לפעמים בקשיים, נתקל במציאות שלא תמיד זורמת וקלה. בדרך כלל זה יקרה בתחילת הדרך, שם נמצאים כל המכשולים שיש לפצח. במידה ואין בעסק תרבות של מחויבות להחלטה, יכול מי שאחראי לכך פשוט למסמס את הישום, לא למצוא לזה זמן ולדחות את הבדיקה כל זמן שאפשר. זאת אומרת, אם אנו מקיימים ישיבות, מקבלים החלטות אבל לא מיישמים בפועל ולא דואגים מאידך שאכן תקויים. מתקבל הרושם שיושבים, מקבלים החלטות אבל אין מי שדואג שאכן יבוצעו בשטח. עם הזמן תרד הנחיצות של המפגשים, ובצדק, ממילא המפגש לא אפקטיבי, מבחינת המשתתפים זהו בזבוז זמן.

4. כי אנחנו כל הזמן ביחד, למה צריך גם ישיבה

בני משפחה שעובדים ביחד או אפילו גרים ביחד, נמצאים ביחד 24/7. כאשר הם נמצאים בכזו אינטנסיביות ביחד הם בדרך כלל תוהים, בינם ובין עצמם, "בשביל מה צריך לקיים ישיבות? הרי אנחנו כל הזמן ביחד". מבחינתם, כל קיומן של הישיבות הוא בזבוז זמן יקר, זמן שאפשר למלא בעבודה או במנוחה.

ובכן, אלו הם רק מקצת מהסיבות לכך שעסקים משפחתיים דוחים ולא מקיימים באופן קבוע ישיבות בעסק. אני מכאן ואילך רוצה להסביר במאמר זה למה חשוב לקיים את הישיבות? מה התרומה שלהן לעסק? מי אמור להשתתף? ועוד.

מדוע, אם כן, כדאי להקפיד על קיומם של ישיבות בעסק?

עסק משפחתי מצליח הוא, בין היתר, זה אשר מצליח לשמור על החיבור המשפחתי בין בני המשפחה. ישיבה משפחתית יכולה לסייע בשמירה וקיום חיבור זה.

1. הישיבה מאפשרת שיחה בין כל האנשים הרלוונטים בניהול העסק. אלו יכולים להיות הבעלים, בני המשפחה, אבל גם עובדים שאינם מבני המשפחה, שיש להם תרומה בניהול העסק. המפגשים נועדו גם לשמוע את קול המשתתפים, את דעתם. להקשיב להם, לבדוק מה הם מציעים, מה הם רוצים, היכן קשה להם, מה הם מבקשים לשפר ולשנות, וממה הם גם מרוצים. אם לא תקשיבו לדברים פשוט לא תדעו אותם.

 

2. הישיבה משפרת את התקשורת הבינאישית, מאפשרת להרגיש יותר קרובים אחד לשני.

היא מעודדת שקיפות של ידע. הידע לא הולך לאיבוד, הוא לא "נופל בין הכסאות", אלא מונח ומונגש על השולחן. אנשים מדברים על הפעילות של העסק, מועלים רעיונות, יש סיעור מוחות אקטיבי. רק טוב יכול לצאת לעסק ממפגשים מסוג זה.

 

3. באמצעות המפגשים על בסיס קבוע אפשר בקלות לפתח תחושה של אחדות, של הליכה בטוחה אחרי החזון העסקי ועל משימה משותפת. הישיבה מאפשרת לעסק להרחיב את מעגל התקשורת, להגיע בקלות יותר להבנות ולקבלת החלטות.

מתי אמורה הישיבה להתקיים?

הישיבות המשפחתיות אמורות להתקיים בזמנים קבועים ולא באופן אקראי. זה לא יעיל ולא כדאי לקיים ישיבות רק בתקופות משבר או מתח, אלא באופן קבוע וידוע מראש. הישיבה יכולה להתקיים על בסיס שבועי, דו שבועי או חודשי. כל העניין הוא שכל הצדדים ידעו מתי מתקיים המפגש הבא. לקביעות הזמנים יש חשיבות כדי שכל אחד ממשתתפים יערך אליה בהתאם.

מהם הנושאים שאפשר לדון בהם בישיבה משפחתית?

מטרת העל של כל ישיבה היא לקיים תקשורת פתוחה וזרימת מידע בין כל המשתתפים. זה בעצם המועד בו דנים על נושאים שגרתיים - יומיומיים בעסק המשפחתי וגם בנושאים רחבים יותר, כמו לדוגמא: מגמה של שינוי ברמת המכירות, צורך לחשיבה מחדש במבנה ארגוני, רצון לפתיחת שווקים חדשים או פיתוח מוצרים חדשים וכו'. הנושאים יכולים להיות שונים ומגוונים ובלבד שנראים חשובים בעיניו של אחראי הישיבה.

 

מי אמור להשתתף בישיבה?

הישיבה היא הזמן והמקום בו מתעדכנים בנושאים שונים, מעבירים מידע, פותרים בעיות. הישיבה לוקחת זמן מהמשתתפים ולכן רלוונטית למי שאמור לתרום לנושא. אם מדובר בישיבת הנהלה, של הצוות הניהולי של העסק, אזי בה משתתפים גם בני המשפחה הרלוונטיים וגם מי שמחוץ למשפחה.

השאלה שתמיד שואלים אותי היא עד כמה לעדכן את בני המשפחה שלא עובדים בעסק? באיזה מידה הם אמורים להיות מעורבים בנעשה בעסק ולהשתתף בישיבות. לדעתי הם לא אמורים ולא יכולים לתרום הרבה לישיבות ההנהלה ולכן הם לא אמורים להשתתף, אך מאידך, אני כן ממליצה לעדכן אותם פעם בשנה בתוצאות ובתכניות העתידיות. מניסיון למדתי שהעסק מעניין אותם הרבה יותר ממה שהם מוכנים להודות.


הכנה לפגישה הבאה

 

הפגישה אמורה להסתיים עם סיכום פגישה, סיכום שכולל את כל נקודות השיחה והדיון שהתקיימו במפגש. במידה וישנן נקודות לפעולה – אזי יכללו הן גם כן שכן הן יבדקו במפגש לאחר מכן. בכל מקרה, מומלץ כי כבר בסיום הפגישה יקבע מועד לפגישה הבאה, מועד שיהיה מוסכם על כולם. כך תיווצר המשכיות להתנהלות מסודרת בעסק.

בהצלחה
 

בנוסף אולי תרצו לקרוא:

מדריך ניהול עסק משפחתי במתנה!

כתבתי עבורכם את המדריך כללי זהב לניהול עסק משפחתי מצליח.

במדריך תמצאו המלצות מועילות וישימות, כללי זהבשייסייעו לכם לקדם את העסק המשפחתי שלכם צעד אחד קדימה. 

  • כלים פרקטיים היחודיים רק לעסקים משפחתיים.

  • כלים המשלבים בין המשפחה לעסק בצורה מיטבית.

  • אילו מכשולים עלולים להופיע כאשר דור ההמשך נכנס לעסק, ומה אפשר לעשות כדי להתגבר על כך.

  • ועוד המלצות רלוונטיות.

  • Judge's Table

    7 הנקודות העיקריות באמנה משפחתית

  • neonbrand-395901.jpg

    10 הטעויות הנפוצות בהורשת העסק המשפחתי

  • lemon-3303842_1920 com.jpg

    מה עושים כאשר אחי לא מתאים לעסק המשפחתי

הצטרפו לניוזלטר והתעדכנו בכל מה שקורה בעולם העסקים המשפחתיים

ד"ר חדוה יוסף

  ייעוץ לעסקים משפחתיים

 

  2020 - Hedva Yosef

054-9039990