Photo by pixabay

דף הבית  >  מרכז ידע  >  ניהול עסק משפחתי > כיצד מגדילים

כיצד מגדילים ב 5 צעדים את היעילות בעסק משפחתי

כולנו יכולים להסכים כי להיות לא יעיל הוא לא רק בזבוז זמן, אלא בעיקר בזבוז של כסף. אם העסק פועל במלוא הפוטנציאל אפשר לקבל את ההחזר הגבוה ביותר על ההשקעה בעסק, אחרת, כדאי להגדיל את היעילות התפעולית. יעילות תפעולית מתייחסת להבדל בין הקלט לתוך פעילות העסק (מכונות, ציוד, עובדים, הלוואות... ) למול הרווחים ממנו. העסק יכול להגיע לביצועים גבוהים וליעילות אופטימלית כאשר משלבים בצורה טובה אנשים, תהליכים, טכנולוגיה וניהול.

 

עסק משפחתי מתחיל בדרך כלל מיזם אשר מנהל עסק ביחד עם עובדים או בני משפחה נוספים. העסק יכול לעבוד מצויין בשלב ההתחלתי אבל כדי להישאר תחרותי ורווחי הוא גם מחויב לשפר את ביצועיו העסקיים.

הפעילות בתחילת הדרך היא פחות פורמלית ואם היא מנוהלת היטב הרי שבתחילתה אין צורך ביותר מדי עזרה מבחוץ. אבל כשזו גדלה ומתרחבת קשה יותר לשמור על יעילות עסקית כי עם הצמיחה בא הצורך בתחכום, בחשיבה אסטרטגית ובשילוב מושכל של בני המשפחה בעסק.

 

מה אומר המחקר בנושא?

אם בעסקים משפחתיים עסקינן, הרי שגורם המשפחה יכול להוות גורם פעיל ותורם לעסק המשפחתי או גורם שפוגע ביעילות. על פי מחקרים שבוצעו עד כה ברחבי העולם אין קביעה חד משמעית האם עסקים משפחתיים הם יעילים יותר מעסקים שאינם משפחתיים. במחקרים שבוצעו בקרב עסקים משפחתיים ציבורים נמצא כי עסקים אלו יעילים יותר מעסקים אחרים, לעומת זאת בקרב עסקים משפחתיים במזרח הרחוק אנחנו מוצאים תוצאות הפוכות. ישנם מספר גורמים אשר משפיעים על הטיית הנתונים לכאן או לכאן, בין היתר נכללים מעורבתו של המייסד כגורם חיובי או מעורבתם של בני הדור השני כגורם שמזיק ופוגע לעיתים בביצועי החברה (לא תמיד). השוני בתוצאות בין היתר נובע ממידת מעורבות המשפחה בכל אחד מהאורגנים בחברה, תרבות עסקית של העסק ושל המדינה וגם הגדרות שונות של החוקר לעסק משפחתי.

 

מכאן שלמרות שאין קביעה חד משמעית האם עסקים משפחתיים יעילים יותר מאלו שאינם משפחתיים, ישנן מספר נקודות אשר שימת לב אליהן יכולה לשפר פעילות זו.

 

אז מה ניתן לעשות כדי להגדיל את היעילות התפעולית הכוללת בעסק המשפחתי?

ניהול עובדים

בעל עסק יכול להיות בתחילה כמו כלבוניק כי הוא מכיר את החברה לפני ולפנים. לדוגמא: להיות איש המכירות והגביה, לנהל את מערכת הזמנות הרכש וגם לנהל את מקצת העובדים שעובדים בעסק. אך כאשר העסק גדל ונכנסים עובדים וגם בני משפחה נדרשת התנהלות אחרת, התנהלות יותר מדויקת ויותר מוגדרת. למה הכוונה? נדרשת התנהלות שכוללת הכוונה של העובדים, הדרכה לגבי התפקיד שלהם, סמכויות ואחריות, הגדרת תפקיד כתובות ומוגדרות בין אם זה עבור העובדים שאינם מהמשפחה אך אחת כמה וכמה לעובדים בתוך המשפחה.

 

תכנון אסטרטגי וקבלת החלטות

עבור רבים מבעלי עסקים משפחתיים החזון והמטרות האסטרטגיות יושבות בראשם של הבעלים ולא תמיד מועברות לדרגים הנמוכים יותר. כך יוצא שדיונים חשובים יכולים להתקיים רק בארוחת ערב שישי ולא בפני הפורום המקצועי הרלוונטי. ככל שהעסק גדל, כך שיתוף הפעולה עם הצוותים בעסק הוא מחויב המציאות. תכנון אסטרטגי וקבלת ההחלטות אשר תכלול את אנשי המקצוע הרלוונטים תוך סיעור מוחות תתרום בסופו של דבר לאפקטיבית העסקית כי הדברים לא יועברו מ"החלטה מלמעלה" בלבד.

 

מדידת ביצועים

כדי לדעת היכן העסק עומד מבחינת ביצועיו (תפעול / מכירות / רכש ) כדאי ראשית למדוד אותם. נשמע פשוט אבל לא תמיד מבוצע, ידע חשוב ביותר שלא נגיש ולא ידוע לבעלי העסק. אילו מדדים מדובר? לדוגמא, מדדי מכירות, מדדי מלאי, מדדי גביה. כאשר מדובר בעסקים יצרניים אזי גם מדדי תפוקות ופסולות יכולים להוות מדדים חשובים למעקב. המדדים נועדו לעזור ולשפר אבל גם לתגמל ולפצות ולהניע את העובדים שקשורים בכך בעת הצורך.

המדדים מצביעים על כשלים בתפקוד, כמו על שינויים חיובים, על מגמות שינוי. הם לא תורה, אפשר להסביר אותם במקרה של שינויים גדולים אבל בהחלט צריך לדעת ולהכיר אותם. זו גם אחת הדרכים למשוך את העובדים שאינם מבני המשפחה לתוך המערכת העסקית ומנגד למזער אי הבנות בין בני המשפחה.

 

תהליכים עסקיים

בלב של כל עסק נמצאים תהליכים עסקיים. נגדיר תהליך בעסק כסדרת פעילויות, המבוצעת על ידי מספר גורמים בעסק בזמנים שונים ובמקומות שונים, וזאת על מנת להשלים מטרה משותפת. תהליכים אלו, ככל שניתן להבינם ולתעד אותם בצורה ברורה ופשוטה כך בקלות רבה יותר ניתן יהיה להבין כיצד העסק פועל והיכן ניתן לשפר. בחינת התהליכים מאפשרת בין היתר לבדוק כיצד ניתן לייעל אותם, היכן אפשר לצמצם ולוותר על מאמץ מיותר לטובת מכשור חדש וזאת כדי להעביר את הידיים הטובות הללו לטובת פעילות אחרת בעסק.

 

מערכות מידע

מערכות אלו מכילות ומנגישות את המידע של העסק. התאמת מערכת המידע לפי התפתחות עסקית מאלצת את בעל העסק לבחון האם הוא עובד עם מערכות ישנות אשר מצריכות זמן רב בהזנת הנתונים או שמא הם אכן מותאמות לאופי הפעילות העסקית של העסק המשפחתי. לא חייבים לעבור למערכת מידע משוכללת ומתקדמת ביותר כדי להיות עסק יעיל, לעיתים דווקא מערכות אלו דורשות כח אדם רב לצורך הזנת הנתונים, כח אדם שאין לבעליו והתמורה מנגד לא בהכרח תשפר את המצב הפיננסי. בעל עסק צריך להכיר את מערכת המידע שברשותו, את החיובי והשלילי בה, לא לחשוש מטכנולוגיה,  ולצמוח למערכת שתכיל את השינויים שחלו בעסק.

 

ואיך שילוב נכון של המשפחה תורם ליעילות העסק?

עסק משפחתי הוא עסק מיוחד וזאת בגלל השילוב של שני מרכיבים עיקריים בחייו של האדם: משפחה ופרנסה. לאור הניסיון הרב שנצבר עם השנים הרי שאחת ההמלצות העיקריות היא לנהל את המשפחה בעסק. למה כוונתי? כניסת המשפחה לעסק לא תמיד מלווה בקודים עסקים של הגדרות, סמכויות וגם להישמע לבעל העסק ולכן כאשר בני המשפחה עובדים בעסק כדאי להקפיד על: הגדרת תפקידים ברורה תחת סמכות ואחריות רלוונטים (הודגש גם בסעיף הראשון), קיום ישיבות הנהלה לפחות פעם בשבועיים, הגדרת יעדים לביצוע ומעקב אחריהם, להשתדל לעשות הפרדה בין הבית והעסק ולא לגרום לזליגה בינהם.

 

לסיכום,

מעבר מעסק קטן לעסק משפחתי גדול ורחב דורש מאמצים רבים. לעסק משפחתי יש פוטנציאל עצום להיות יעיל ורווחי יחסית למתחריו. בדיקה יעילה של התשתיות התפעולית בעסק יכולה לסייע לעסק לשגשג ולהתייעל ולהביא את השינויים הנדרשים לצורך כך.

 

הצטרפו לניוזלטר והתעדכנו בכל מה שקורה בעולם העסקים המשפחתיים

ד"ר חדוה יוסף

  ייעוץ לעסקים משפחתיים

054-9039990

  • Flipboard
  • LinkedIn - Black Circle
  • Facebook - Black Circle
  • Google+ - Black Circle
  • YouTube - Black Circle
  • Pinterest - Black Circle

 

    2010-2019 - Hedva Yosef