דף הבית  >  מרכז ידע  >  ניהול עסק משפחתי > על ארבעה סוגים

כיצד ועדה מייעצת (Advisory board) יכולה לסייע בניהול העסק המשפחתי?

בימי מלחמת יום הכיפורים התגבשה באופן מאולתר קבוצת שרים שנטלה על עצמה קבלת החלטות עקרוניות וחשובות במהלך המלחמה, לימים דבק בה הכינוי המוכר "המטבחון של גולדה". שמות  הקבוצה התחלפו מאז, "פורום השבעה", "המטבחון", אבל רעיון הקבוצה המייעצת נותר כשהיה, קבוצת חשיבה יחודית של אנשים נבחרים לפתרון נושא מסויים.

חלילה לי מלעסוק במלחמות, ועם אלף אלפי הבדלות, אפשר לומר שעל אותו עיקרון פועלת הועדה המייעצת (Advisory board) בעולם העסקי, ריכוז של אנשים רלוונטים ומקצועיים לצורך סיעור מוחות וסיוע בקבלת החלטות בנושאים חשובים בעסק.  

 

דוגמא אישית יותר אפשר למצוא בדבריו של ד"ר אייל דורון, חוקר תבונה יצירתית, במסגרת פאנל "המצליחנים" בועידת "האנשים של המדינה" ובו, בין היתר, ראיין את דנה אלי לורך, שותפה בקרן השקעות. היא יצרה דירקטוריון פרטי של אנשים שאיתם היא נפגשת פעם בחודש, אנשים שמסייעים לה לדייק את עצמה בקריירה. העיקרון שבו היא פועלת זהה לועדה המייעצת, קבוצה של אנשים אשר נפגשים למטרה מוגדרת ומקצועית ויכולה להזיז את בעל העסק לנקודה הבאה בעסק.

 

עסק שצומח ומתפתח יכול להיות ליצור אתגר גדול עבור בעל העסק אך באותה נשימה גם בדידות גדולה וחוסר בידע רלוונטי. קבלת ההחלטות הופכת להיות מאתגרת ומשפיעה על רבדים רבים, הן במשפחה והן בעסק. ישנם בעלי עסקים אשר מתייעצים מדי פעם עם חברים, עם חברי דירקטוריון, עם אנשי מקצוע שונים כדי לקבל עצה אד-הוק כיצד לפעול. ועדה מייעצת יכולה להיות פתרון מקצועי ואמין שבא לסייע ולתמוך בבעל העסק באותה המידה.

 

אם בוחנים את רעיון הועדה המייעצת (Advisory board) עבור עסקים משפחתיים, אפשר שהוא יהיה פתרון לדילמות רגישות בעסק, דילמות אשר עוסקות בקשר שבין בני משפחה, כסף, מעמד וכו. פרופ' עלי בוקשפן ואילון ידין מהמרכז הבינתחומי בהרצליה פרסמו מאמר על ועדה זו בהיבט המשפטי שלה.

מהי ועדה מייעצת 

בהגדרתה, זוהי קבוצה של אנשים שנבחרו לסייע ולייעץ לבעל עסק במספר סוגיות עסקיות, הכוללות בין היתר תחומים כמו: שיווק, מכירות, מימון, נושאים נרחבים אחרים, וכן הלאה. גוף זה מייעץ לדירקטוריון ולהנהלת העסק אך אין אינו בעל סמכות להצביע בענייני העסק.

בין מאפיינה:

  • הועדה עובדת בשיתוף פעולה עם בעלי העסק המשפחתי כמו גם עם צדדים שלישיים בעסק כדי לגבש עצות להתמודדות עם הסוגיות הרלוונטיות.

  • היא מציגה לעתים קול אחר השונה מדעותיהם של בני משפחה, בעלי משרה בכירה, עובדים או חברי דירקטוריון בעסק.

  • בעסקים משפחתיים יכולה היא לשמש כקבוצה ניטרלית לפתרון סוגיות הנוגעות במעבר בין דורות, בוררות בסכסוכים משפחתיים, חלוקת ההון וכו'.

 

כיצד מסייעת הועדה בניהול העסק

הקמת הועדה שכזו מאפשרת לבעל העסק לקבל יעוץ אפקטיבי, לא מתמשך ולא תהליכי, שיכול לאפשר לו לראות תמונה רחבה יותר.

 

דוגמאות לסוגיות עסקיות:

  • כיצד אני מגדיל את המכירות ב 20% בשנה הקרובה?

  • מהם השווקים הפוטנציאלים מבחינת העסק להתרחבות אפשרית?

  • אלו תהליכי ראורגניציה אפשריים לשיפור המצב?

 

כדי שועדה כזו תתן תמורה נאותה, שתי שאלות מהותיות צריכות להישאל על ידי בעל העסק לפני הקמתה:

  • מדוע יש צורך בהקמת ועדה זו? על איזו סוגיה או קושיה היא אמורה לענות?

  • מהי התוצאה הסופית הרצויה מהקמת ועדה זו? איזו חוו"ד מצפה בעל העסק מאנשי המקצוע שאיגד ביחד?

מענה על שתי שאלות אלו באופן מדויק הופך את הועדה שנבחרה לאפקטיבית ויעילה.

ועדה מייעצת בעסק המשפחתי

לעתים קרובות, עסק משפחתי שומר על אותם עובדים לאורך שנים, סוג של נאמנות משני הצדדים. אין בכך כל רע, להיפך, זה מצב שמעניק ביטחון ויציבות עסקית. מאידך, העסק עלול להילכד בסביבה סטטית מדי ללא יכולת לראות אפשרויות נוספות, חשיפה לסיכונים אפשריים וגיוון דעות. השימוש בועדה מייעצת יכול למזער סיכונים עם נקודות מבט אחרות וניסיון מקצועי מגוון.

עבור עסקים גדולים יכולה זו להעניק יעוץ והרחבת הידע לבעל עסק בניסיון לבחון רעיונות ואפשרויות חדשים לפני שהוא מציג אותם בפני חברי הדירקטוריון של החברה. הצגת הרעיונות חדשים בפני הועדה קודם הצגתם בפני הדירקטוריון - אפילו רעיונות שהוגדרו באופן חלקי - מעניקה לבעל העסק "קהל" שיכול להיות מאתגר ומסייע כאחד, קהל אשר מטרתו היחידה היא לסייע לבעל העסק לקדם רעיונות שהגה.

בחירת יורש מבין מספר מועמדים יכול להוות "כאב ראש" לא קטן לבעל העסק, גם כי אינו בטוח מי המועמד הנכון וגם כי לא רוצה לצאת "לא טוב" בעיני משפחתו. חוו"ד מקצועית של ועדה כזו יכולה לשמש חותמת (ולא גומי) לבחירה מקצועית וראויה.

הרכב הועדה

ועדה מייעצת מכילה, בדרך כלל, בין שלושה לשבעה חברים, אם כי יש להתאים את גודל הועדה והרכבה לצורכי העסק. ועדה עם יותר מדי חברים מספקת אתגרים בהעברת המידע הנדרש וביעול ואירגון הפגישות. לעיתים עדיף להתחיל עם שנים-שלושה חברים ולגדול משם לגודל המתאים לאורך הזמן, והכל בהתאם לצורך ולגודל העסק. בעלי העסק יכולים לבחור אנשים שיש להם קשר רציף עם העסק כמו: רואי החשבון, יועצים שונים בתחום הרלוונטי, עורכי דין וכו. 

 

בעל העסק יכול לבחור גם מומחים אחרים בענף ובשוק וזאת כי יש חשיבות למגוון דעות ונקודות מבט חדשות. תחומי הייעוץ יכולים להקיף את כל הקשת האפשרית, החל ממכירות ושיווק, מימון, משאבי אנוש, תפעול, וכלה בנושאים משפחתיים הרלוונטים לניהול ולהורשת העסק.

הבדלים בין ועדה מייעצת לדירקטוריון של חברה

אני מוצאת שני הבדלים עיקריים בין השניים:

  • חברי הדירקטוריון נושאים אחראיות לחברה, בין בקביעת החלטותיה וכן לאישור פעולותיה. בחברות ציבוריות הם אלה אשר מאשרים את מינויו של מנכ"ל החברה לדוגמא, הם אלה אשר מאשרים את התוכנית האסטרטגית של החברה לשנים הבאות וכן השקעות גדולות. כמו כן, יש לגוף זה מעמד משפטי והם מחויבים על פי החוק. לועדה, לעומת זאת, אין מעמד משפטי והיא נושאת תפקיד של מייעצת בלבד. סיבת התכנסותה תהיה בדרך כלל נקודתית והיא מהווה מעין "סיעור מוחות" איכותי ומקצועי למנכל החברה.

 

  • חברי הועדה המייעצת אינם ממוקדים בפעילות השוטפת של העסק. המרחק מפעילות זו מאפשר להם להעניק נקודת מבט אובייקטיבית, אסטרטגית וממוקדת בייעוץ לעסק.

המידע אשר ניתן לועדה המייעצת

כפי שהזכרתי קודם לכן, חברי הועדה אינם מעורבים, בדרך כלל, בפעילות העסקית השוטפת ולכן כדאי שהמידע הרלוונטי יימסר להם קודם מועד הפגישות כדי שאלו תהיינה יעילות. אם לא יימסר המידע לפני כן, חלק גדול מהפגישה יבוזבז על פרטי רקע של הסוגיה הנדונה. דוגמאות למידע אפשרי:

  • דוחות כספיים של שנים שעברו או של רבעונים בתקופה הנוכחית. ככל שהדוחות מפורטים יותר כך יוקל לועדה לקבל החלטה בנושאים הרלוונטים

  • הסכמים עם בעלי מניות

  • הסדרים או חוזים מיוחדים הקשורים לעסק, כמו לדוגמא: התקשרות עם ספקים או לקוחות, בעלי עניין בעסק, בעלי משרה, ילדים בעסק.

  • תוכניות אסטרטגיות קיימות

  • מידע אחר כמו פגישות עם אנשים רלוונטים בעסק ומחוצה לו כדי לקבע עמדה יעוצית בסוגיה הרלוונטית

התאמת הועדה המייעצת לעסק קטן ובינוני

ועדה מייעצת מתאימה גם לעסקים קטנים – בינוניים, במיוחד באלו אשר נמצאים בתהליכי צמיחה ושינויים תמידיים. סבירות גבוהה שבעל עסק שכזה נמצא בדילמות ניהוליות-אסטרטגיות, ולא תמיד יש בידו את המידע והידע הנדרש כדי לפתור סוגיות אלו.

  • האם להמשיך בפעילות העסקית הקיימת בארץ או להיחשף גם ליצוא?

  • אילו מוצרים נוספים ניתן לפתח בתחום שלי?

  • האם נכון לפצל את העסק המשפחתי למספר יחידות מקצועיות נפרדות?

  • האם לחפש שותף לעסק כדי לגדול?

שאלות חשובות ומשפיעות במידה רבה על העסק ועל המשפחה. לקחת את ההחלטה לבד היא לעיתים נטל כבד על הכתפיים. אפשר לחשוב ביחד ולהקל על בעל העסק.

 

מאידך ניתן לומר כי עבור בעל עסק משפחתי קטן-בינוני עומדות שתי סוגיות לשיקול דעתו:

 

  • עלויות הפגישה. יתכן ועלויות המפגש הן גבוהות עבור בעל העסק ולכן יחפש מספר אנשים מתאימים כך שיתאים לתקציב שברשותו.

 

  • חשיפת מידע עסקי לאנשים שלא מעורבים בעסק. בעלי עסקים משפחתיים לרוב שומרים על המידע אודות העסק ולא חושפים אותו אפילו לבני משפחתם. חשיפת מידע בתמורה לקבלת עצה יכולה להוות מכשול מבחינתם ולכן יהיו כאלו שיעדיפו לוותר על אופציה זו.

 

באיזו תדירות צריך הועדה המייעצת להיפגש?

ועדה מייעצת נפגשת לפי מידת הצורך של בעל העסק לקבל יעוץ, וזאת בשונה לדירקטוריון ולחברי הועדות השונים אשר נפגשים לפחות 4 פעמים בשנה, בסיום כל רבעון.

 

סדר יום אפשרי לפגישה

ישיבות אפקטיביות דורשות סדר יום מתוכנן היטב ולכן על בעל העסק לחשוב על שאלה או אתגר שעומד בפני העסק כדי שזה יהווה את הבסיס לפגישה הבאה.

 

  • להכין את סדר היום ולהפיץ אותו מראש עם חומרי הרקע.

  • נושא אחד אן שניים לדיון עם האנשים הנכונים בפגישה כדי שהפגישות תהיינה פרודוקטיביות.

דוגמא אפשרית לסדר ישיבה של ועדה מייעצת

10:00 – 10:05

הצגת חברי הועדה (לא בהכרח שכולם מכירים את כולם)

 

10:05 – 10:10

מדוע הועדה מתכנסת? (פרסם הצהרה קצרה על האופן בו אתה רואה את ועדה המייעצת ואת התרומות שאתה מקווה שהיא יכולה להביא לחברה)

 

10:20 – 10:10

הצגת נושא הדיון, ההיסטוריה של הנושא וכיצד הוא משפיע כרגע על החברה; הימנע מלתת את עמדותיך או פתרונות בנקודה זו

 

10:20 – 11:35

קיום דיון בנושא. לא לדחות או לבטל רעיונות בנקודה זו, כמו כן, אל תתרום גם לרעיונות והשקפות שלך

 

11:35 – 11:50

החלטות. הערכה ובחירה, עד כמה שאפשר, לפתרונות הטובים ביותר

 

11:50 – 12:00

סיכום

 

 

הערות

  • לשמור על פגישות קצרות ולא מתארכות, להקציב זמן של שעתיים-שלוש כדי לתת את תשומת ליבם של המשתתפים למשימה העומדת בפני בעל העסק.

  • ישנם מקרים בהם מעורבות החלטות בנוגע לבני המשפחה ולא רק לתחום העסקי, אני מניחה שפגישות אלה לא תמיד יכולות להסתכם במפגש בודד אחד והן דורשות לעיתים מספר מפגשים ואולי אף פגישות על בסיס אישי.

בנוסף אולי תרצו לקרוא:

מדריך ניהול עסק משפחתי במתנה!

כתבתי עבורכם את המדריך כללי זהב לניהול עסק משפחתי מצליח.

במדריך תמצאו המלצות מועילות וישימות, כללי זהבשייסייעו לכם לקדם את העסק המשפחתי שלכם צעד אחד קדימה. 

  • כלים פרקטיים היחודיים רק לעסקים משפחתיים.

  • כלים המשלבים בין המשפחה לעסק בצורה מיטבית.

  • אילו מכשולים עלולים להופיע כאשר דור ההמשך נכנס לעסק, ומה אפשר לעשות כדי להתגבר על כך.

  • ועוד המלצות רלוונטיות.

בנוסף אולי תרצו לקרוא:

הצטרפו לניוזלטר והתעדכנו בכל מה שקורה בעולם העסקים המשפחתיים

ד"ר חדוה יוסף

  ייעוץ לעסקים משפחתיים

 

  2020 - Hedva Yosef

054-9039990